在数字中国与智慧校园建设向纵深推进的时代背景下，高等教育机构的信息化水平已成为衡量其现代化治理能 力与综合竞争力的关键指标。高校档案作为记录学校核心业务、承载校园文化与历史记忆的重要信息资源，其管理 与服务模式的数字化转型已成为不可逆转的趋势。学籍档案作为系统记录学生从入学到毕业整个教育过程的关键凭 证集合，不仅是学生求学、就业与发展的核心依据，更是高校进行人才培养质量评估、教育教学改革与校友事务管理 的基础数据源。然而，传统以纸质为载体、以人工管理为手段的学籍档案工作模式，在响应速度、利用效率、安全 保障和价值挖掘等方面均已显现出与数字时代要求不相适应的滞后性。因此，基于用户需求，构建集约、智能、安全 的数字化查询利用平台，不仅是解决当前学籍档案管理服务痛点的迫切需要，更是激活学籍档案这一关键教育数据资 产、提升高校整体服务能级的战略举措。 
       1  高校学籍档案数字化查询利用平台构建的理论基础与需求分析 
       1.1  平台构建的理论基础 
       高校学籍档案数字化查询利用平台的高效构建，需依托坚实的理论基础，不可脱离实际。平台的顶层设计应融 合档案学的经典理论与信息系统学的成熟模型，紧密结合管好档案与用好系统两大目标，为平台构建注入设计灵魂。 一方面，档案学经典理论为平台科学管理高校学籍档案提供了根本遵循。文件生命周期理论指出，高校学籍档 案自招生系统生成之初，历经在校信息补充、毕业归档，直至按规定永久保存或销毁，构成完整生命周期  。因此， 平台需实现学生从入学、在读至毕业的全流程管理，确保任一节点的档案状态清晰可控。文件连续体理论则在此基 础上，提供了更具整合性的视角 。该理论指出不应将散落在教务、学工、财务等不同业务系统中的动态数据视为 孤立信息，而应将其看作持续生成、相互关联的记录连续体。高校学籍档案数字化查询利用平台的主要任务之一，就 是打破系统壁垒，将碎片化信息整合为动态、完整、可信的学生档案画像，确保其在时空流转中的真实性与完整性。 
       另一方面，若档案学经典理论解决了平台“管什么”和“怎么管”的问题，信息系统学的成熟模型则为平台“如 何建”和“如何评”提供了关键指引。Delone 和 Mclean 提出的信息系统成功模型揭示，信息系统的成功最终体现为 对组织的积极影响，这种影响取决于用户的使用意愿和满意度，而二者又源于系统本身的技术质量和信息质量。该模 型表明，高校学籍档案数字化查询利用平台建设需兼顾技术与内容，既要打造稳定、快速、安全的系统（技术质量达 标），又要确保系统内的数据准确、及时、完整（信息质量达标）。Davis 提出的技术接受模型深入用户心理层面，明 确了用户接纳新系统的两大核心因素——感知有用性与感知易用性。这意味高校学籍档案数字化查询利用平台的功 能设计需精准对接需求，切实为学生、教师和管理者解决实际问题、创造价值（满足感知有用性）。同时，界面和操 作流程需友好、直观，使用户无需学习复杂的操作指南即可便捷操作（满足感知易用性）。这要求将用户体验贯穿设 计全程，打造兼具有用性与易用性的平台。
       1.2  平台构建的需求分析 
       基于上述理论，全面、细致的多维需求分析成为构建高校学籍档案数字化查询利用平台的重要环节。通过设置 用户角色与需求矩阵，可明确平台的用户群体包括在校生、校友、教职工、档案管理者和经授权的校外机构。在校生 的核心需求是便捷查询个人学籍信息，在线申请和打印中英文成绩单、学籍证明等材料用于评奖评优、交流深造；校 友较为关注毕业后处理求职、落户、学历认证等事项时，能远程、快速获取权威的学历学位证明材料；教职工的需求 更为多样，如辅导员需批量查询学生的学籍状态与成绩信息以开展学业指导，教学管理人员需进行复杂的统计分析以 支持人才培养质量评估；档案管理者负责平台的运行和维护，需要平台具有包括数据治理、用户权限分配、日志审计 和系统监控等在内的后台管理功能；用人单位等校外机构的诉求是获得权威、高效的渠道以在线验证应聘者学籍材 料的真伪。基于上述用户需求可归纳平台应具备的功能，主要包括统一身份认证与单点登录、基于权限的多维度信 息检索、档案材料（如成绩单、学籍证明、在读证明）的模板化配置与自动化生成、集成电子签章与二维码防伪技术 的实现以及支持自定义报表与数据可视化的统计分析模块设计。因此，构建集数据资源层和服务应用层在内的高校 学籍档案数字化查询利用平台是满足各类用户群体需求的有效方式。 
       2  高校学籍档案数字化查询利用平台的数据资源层构建 
       2.1  数据标准化体系建设 
       构建科学统一的数据标准化体系是高校学籍档案数字化查询利用平台数据资源层建设的基石，也是实现数据互 操作与语义一致性的前提，需从元数据和内容数据两个层面同步推进。在元数据层面，元数据作为描述数据的数据， 其标准化至关重要。平台需遵循《数字档案馆建设指南》《高等学校档案管理办法》等国家及行业规范，结合高校实 际，设计覆盖学籍档案全生命周期的元数据方案。该方案应至少包含描述元数据（如题名、责任者、形成时间）、技 术元数据（如文件格式、大小、分辨率）、管理元数据（如归档号、保管期限、权限标识）和利用元数据（如利用次 数、用户反馈）等多个维度，通过统一元数据著录，为后续的数据检索、管理和长期保存奠定基础。在内容数据层面， 需对学籍信息（如学号、姓名、专业）、成绩信息（如课程代码、课程名称、学分、成绩）、学籍异动信息（如转专业、 休学、复学）等业务数据的内部结构、数据格式和编码体系进行严格规范。例如，课程代码应遵循全校统一的编码规 则，成绩（如初修、重修、补考成绩）应使用统一的字典代码标识，避免因标准不一产生数据歧义与统计错误，确保数 据的准确性。 
       2.2  异构数据资源的汇聚融合 在多数高校，学生的学籍档案数据碎片化分布于各业务“孤岛”，招生系统记录学生的来源信息，教务系统存储 课程、成绩与学籍异动信息，学工系统管理奖惩与综合测评信息。将这些来源不同、格式各异的数据汇聚并融合为有 机整体，是高校学籍档案数字化查询利用平台数据资源层建设面临的重要挑战 。在此过程中，应优先采用对现有 业务系统影响最小的非侵入式技术。通过为教务、学工等源头系统配置 API 接口或数据库视图，平台可实时“订阅” 新增或变更的数据，确保数据的“新鲜度”。对于一些无法提供标准接口的老旧系统或历史数据，则需设计专门的 ETL（数据抽取、转换、加载）工具，实施批量化、一次性的数据迁移。从业务系统中抽取数据后，转换环节是确保数 据质量的关键，原始数据常存在格式不一、编码冲突、信息缺失等问题，平台需搭建强大的数据清洗与转换引擎，依 据预先设定的标准化规则完成数据加工。经过这一系列处理后的数据，最终将被加载到统一规划的学籍档案主数据 库中，形成全校唯一的可信数据中心。该数据中心彻底打破了系统壁垒，为每位学生建立起一份从入学到毕业的完 整、连贯的数字档案，为各类应用提供了坚实的数据基础。 
       2.3  数据质量的闭环治理 数据的长效性与可靠性是高校学籍档案数字化查询利用平台发挥价值的关键，需将技术工具与管理制度深度结 合，构建数据质量闭环治理机制，为平台的长效运行提供保障。在技术层面，平台需设计数据质量巡检模块。通过 预设校验规则，该模块可周期性自动扫描全量数据库，将现有数据与规则进行比对，识别问题数据并生成专项质量 报告，实现数据质量问题的自动化排查。在管理层面，平台需建立清晰、高效的“发现—分派—修正—反馈”闭环处 理流程。当巡检模块识别到问题数据并生成专项质量报告后，平台会根据问题类型自动生成处理工单，精准分派至 相关管理人员，督促其及时修正问题数据，管理人员完成数据修正后，平台通过接口自动同步更新工单信息，形成治 理闭环。
       3  高校学籍档案数字化查询利用平台的服务应用层构建
       3.1  提升服务效能的功能分区 高校学籍档案数字化查询利用平台服务应用层可分为基础查询服务、自助利用服务、协同验证服务、数据分析 服务四个核心服务模块，为不同用户群体提供一站式的解决方案。基础查询服务提供基础性功能，是用户使用频率最 高的服务模块。该服务模块需兼顾检索精确性与响应迅速性，支持用户依据自身查询需求进行组合式搜索，并将查询 结果以结构化的形式呈现给用户。自助利用服务是解放档案管理者、提升服务效率的关键。该服务模块可实现常用 档案材料的在线申请、即时生成、即刻下载。平台应允许档案管理者灵活配置各类中英文成绩单、学籍证明、学历学 位证明的模板，以适应不同业务场景的需求。协同验证服务可将平台的服务能力从校内延伸至校外，是维护学校公信 力的重要屏障。当校友求职时，用人单位需核实其学历学位信息的真伪，校友可通过平台生成时效性较强且附有授权 码的安全链接分享给用人单位，用人单位访问该链接即可在线查看经脱敏处理的、权威的学历学位信息，为用人单位 提供了高效、权威的验证渠道。数据分析服务是平台从事务处理向决策支持升级的标志。该服务模块主要面向教学 管理者与学校决策层，能为其提供多维度、可视化的数据洞察支持。直观的数据分析，能为学业预警、学风建设、专 业评估和人才培养方案的持续优化提供坚实的数据支撑，让管理决策有据可依 。 
       3.2  面向多元角色的体验优化 对于高校学籍档案数字化查询利用平台而言，即便功能完备，若操作繁琐、交互困难，仍难以发挥实际价值。因 此，追求卓越的用户体验是平台成功的关键。平台服务应用层构建应针对在校生、校友、教职工等多元角色，提供 量身定制的流畅交互体验。在界面设计方面，整体风格应贴合学校视觉识别系统的设定，布局清晰、导航直观，确保 用户能快速定位学籍档案查询、证明申请等所需功能，规避无关信息干扰。在交互设计方面，操作设置应符合用户 的直觉和习惯，最大限度地减少点击次数和信息输入量，减少用户操作负担。同时，平台应全面支持响应式设计，确 保在电脑、平板、智能手机等任何设备终端都能提供一致、流畅的访问体验，将核心服务集成到学校的官方 app 或 企业微信中，实现学籍档案服务的“指尖化”，方便学生、教职工等随时随地办理相关业务，进一步提升多元角色的 使用体验。 
       3.3  实现价值延伸的服务创新 高校学籍档案数字化查询利用平台不应仅作为被动的信息仓库，更需升级为主动的服务中枢与价值引擎，深度 挖掘学籍档案数据蕴含的潜在价值。一方面，平台可从被动响应向主动服务转变。通过引入规则引擎或机器学习算 法，平台可基于学生学籍动态，主动推送学业预警、毕业材料准备提醒等个性化服务。这种主动式、前瞻性的服务， 既体现了学校对学生成长的人文关怀，也实现了管理与服务的深度融合。另一方面，平台应致力于实现更深层次的 数据赋能，将学籍数据与其他领域的数据进行关联分析，为高校专业建设、人才培养方案优化等战略发展提供决策支 持。从信息服务到知识服务，再到智慧服务的演进，既是平台未来发展的核心方向，也是其深度融入智慧校园生态， 成为高校治理现代化核心驱动力的必由之路。